Das Gesetz der Unordnung scheint in dieser kaputten Welt in allen Lebensbereichen zu herrschen. Ohne das ständige Bemühen, dem Chaos entgegenzuwirken, werden Häuser schmutzig, Gärten verwildern, Autos setzen Rost an, gute Gewohnheiten verschwinden, Kinder werden ungezogen. Wenn man eine Sache sich selbst überlässt, wird sie langsamer statt schneller, unordentlicher statt ordentlicher, schlechter statt besser.
Wie alles andere in der Welt, befindet sich auch deine Fähigkeit, Dinge zu erledigen, auf einer chaotischen Abwärtsspirale. Wenn du dir erlaubst, dich ein paar Wochen lang einfach gehen zu lassen, wird dein Leben nicht ordentlicher, sondern unordentlicher. Nicht nur das, sondern du wirst auch bald feststellen, dass du deine wichtigen Aufgaben vernachlässigst, um dich nur noch auf dringende Aufgaben zu konzentrieren. Ehe du dich versiehst, hast du den rechten Fokus verloren und keine Kontrolle mehr.
Nachfolgend findest du 8 Möglichkeiten, wie du dein Leben wieder in den Griff bekommst und diese Woche (und jede Woche) mehr erledigen kannst.
1. Erstelle einen Wochenplan
Es ist zwar ein Klischee, aber es ist wahr: Wenn du darin versagst zu planen, dann planst du, zu versagen. Wenn du deine Woche nicht im Voraus planst, wirst du nur auf Probleme und Situationen reagieren können, anstatt aktiv Dinge zu erledigen. Um deine Woche zu organisieren, solltest du einen Wochenplan erstellen. Nimm dir am Sonntagabend ein paar Minuten Zeit, um deine gesamte Woche von Montagmorgen bis Sonntagabend zu planen. Es ist nicht notwendig, jede Minute eines Tages zu planen, aber es ist empfehlenswert, zumindest die Arbeitswoche zu planen.
Wenn du verheiratet bist, solltest du dies am besten gemeinsam mit deinem Ehepartner tun, um sicherzustellen, dass ihr alle Termine, Feierabendaktivitäten und andere Verpflichtungen berücksichtigt, die ihr sonst vergessen könntet. Stelle sicher, dass du alle zeitgebundenen Aktivitäten in deinem Kalender vermerkst und passende Benachrichtigungen und Erinnerungen einstellst. Verwende ein Aufgabenverwaltungssystem, um alles, was du erledigen musst, zu organisieren. Versuche, so viele Informationen wie möglich aus deinem Kopf in das System zu übertragen.
2. Teile deine Zeit ein
Wenn du dir überlegst, wie viel Zeit du für die Erledigung deiner Aufgaben benötigst, teile deine Zeit in konkrete Aufgabenblöcke und nicht in allgemeine Aufgabenblöcke ein. Das kannst du vielleicht am Anfang der Woche machen, aber es kann auch sein, dass es eine tägliche Planungsaufgabe sein muss. Du musst hier flexibel sein, aber es reicht nicht aus, deine Woche einfach nur in Arbeits-, Familien- und Schlafblöcke einzuteilen. Ordne bei deiner Planung bestimmten Zeitblöcken bestimmte Aufgaben zu.
Plane beispielsweise den Zeitblock von 10 bis 12 Uhr am Dienstagmorgen nicht nur als »Bürozeit«, sondern als »Bibelstunde schreiben«. Plane den Zeitblock von 15 bis 17 Uhr am Dienstagnachmittag nicht nur als »Besprechung«, sondern als »Besprechung mit dem Marketingteam«. Beobachte, in welchen Zeiten du am leistungsfähigsten bist, und reserviere sie für Aufgaben, die dich geistig mehr fordern. Da ich in den frühen Morgenstunden am leistungsfähigsten bin, erledige ich auch zu dieser Zeit meine Schreibarbeiten und Predigtvorbereitungen. In der Mitte des Nachmittags habe ich meistens ein Leistungstief und es fehlt mir an Energie und Kreativität. Deshalb erledige ich dann meistens meine Routineaufgaben oder andere Aufgaben, die zwar wichtig sind, aber mit weniger Konzentration erledigt werden können.
3. Manage deine Aufgaben
Ein wesentliches Element der Produktivität ist, ein bestimmtes Aufgabenverwaltungssystem zu haben. Dieses System hilft dir, die Aufgabenliste aus dem Kopf auf Papier zu bringen oder in einer Software zu speichern. Du musst dir ein System überlegen und dich dann auch darauf verlassen. Wenn du deine Woche planst und gestaltest, solltest du ein Aufgabenverwaltungssystem verwenden. Mit solch einem System kannst du deine Aufgaben festhalten, ordnen und verwalten. Wir nehmen an, am Montagmorgen ist in deinem Kalender ein Zeitblock für »Wöchentliche Wartung« reserviert. Dann sollte dein Aufgabenverwaltungsprogramm bereits eine Liste der zu erledigenden Aufgaben enthalten. Während du Anrufe entgegennimmst, E-Mails erhältst und an Besprechungen teilnimmst, fügst du ständig neue Aufgaben hinzu.
Anstatt sich auf dein Gedächtnis zu verlassen, musst du sie alle in deinem System speichern, damit du sie dir merken und zum richtigen Zeitpunkt erledigen kannst. Ich verlasse mich sehr auf »Things«, eine Mac-Anwendung, die meine Computer und Smartphones nahtlos synchronisiert. Ich habe sie immer dabei. Ich gebe meine Aufgaben immer mit einem Verb, gefolgt von einem Doppelpunkt ein, z. B. »Schreiben: E-Mail an Franz« oder »Planen: Sonntagabendpredigt«. Das bewahrt mich davor, meine Aufgabenliste als Ort zu missbrauchen, an dem ich willkürliche Gedanken eintrage, und zwingt mich dazu, jede Aufgabe als Handlung zu formulieren.
4. Habe deine Ablenkungen unter Kontrolle
Wenn du versuchst, dich auf das zu konzentrieren, was in dieser Woche am wichtigsten ist, wirst du unweigerlich mit Ablenkungen konfrontiert werden. Jeder von uns ist für bestimmte Ablenkungen anfällig, und jeder von uns muss lernen, die Ablenkungen zu identifizieren, die am meisten auf ihn zutreffen. Die häufigsten Ablenkungen sind E-Mails. Kaum etwas lenkt mehr von der Produktivität ab, als die Versuchung, ständig auf eingehende E-Mails zu achten. Lerne, deine E-Mail-Korrespondenz in kleinen Häppchen zu erledigen, aber nicht mehr als drei oder vier Mal am Tag. Zumindest solltest du dein E-Mail-Programm schließen, sobald du alle E-Mails in deinem Posteingang beantwortet hast.
Eine weitere häufige Ablenkung sind soziale Medien oder Websites. Wir besuchen sie gedankenlos, wenn wir einen Moment Zeit haben oder Ablenkung von der schwierigen Aufgabe brauchen, die vor uns liegt. Ich verlasse mich auf »Nanny« für Google Chrome, um mich während meiner produktivsten Stunden vor den Webseiten zu schützen, die mich am meisten ablenken. Ich nenne diese Anwendung meine »ausgelagerte Selbstbeherrschung«, und sie spart mir eine Menge Zeit.
5. Nutze die Fugen
Fugen oder Zwischenräume sind die Zeiten, die zwischen den Aufgabenblöcken liegen. Die fünf bis zehn Minuten Wartezeit im Wartezimmer, der kleine Zeitblock zwischen zwei Besprechungen oder die Fahrtzeit zum Büro und nach Hause. Diese Zeitblöcke können sich im Laufe einer Woche leicht zu mehreren Stunden summieren. Nutzt du die Zeit im Wartezimmer, um nach deinem Handy zu greifen und durch Facebook oder Pinterest zu scrollen? Du solltest lieber diese Momente nutzen, um schnell ein paar Miniaufgaben zu erledigen. Diese Miniaufgaben dauern nicht länger als zwei oder drei Minuten. Anstatt auf dem Weg zur Arbeit eine Sportsendung im Radio zu hören, nutze die Zeit, um über die Freisprechanlage zu telefonieren oder ein gutes Hörbuch zu hören. Ich habe einmal einen Pastor getroffen, der die Zeit hinter dem Steuer dazu nutzte, seine Gebetsliste laut zu beten.
6. Behalte deine Zeit im Auge
Ich empfehle nicht, dass du deine Zeit ständig im Auge behältst, aber von Zeit zu Zeit solltest du das tun. Über einen Zeitraum von ein oder zwei Wochen kann es sehr hilfreich sein, deinen gesamten Tagesablauf oder zumindest deinen Arbeitstag von Anfang bis Ende im Auge zu behalten. Es gibt einige hervorragende Tools, die dir dabei helfen können: »Time Doctor« ist ein Programm, das ich seit kurzem benutze. »Toggl« und »RescueTime« sind ähnliche Programme. Durch Automatisierung oder Halbautomatisierung ermöglichen sie dir, den Überblick darüber zu behalten, was du den ganzen Tag über erledigst. Wenn du deinen Tagesablauf von Zeit zu Zeit überprüfst, wirst du in der Lage sein, die Zeiten zu identifizieren, in denen du am produktivsten bist, und die Zeiten, in denen du einfach Zeit verschwendest. Du wirst überrascht sein, was du über dich selbst herausfindest und wie viele Stunden du mit Dingen verbringst, die nicht wirklich wichtig sind.
7. Lerne, »nein« zu sagen
Erst wenn du dich dabei ertappst, dass du zu vielen guten Gelegenheiten »Nein« sagst, hast du ein gutes Zeitmanagement. Es gibt viele Dinge, die zwar gut, aber nicht das Beste sind. Es gibt viele gute Dinge, die du tun könntest, aber nicht tun solltest, weil sie dich von den wichtigeren Dingen ablenken. Lerne, selbstbewusst »Nein« oder »Nicht jetzt« zu Besprechungen, Telefonkonferenzen, Einladungen und anderen Gelegenheiten zu sagen.
8. Befehle es dem Herrn an
Letztlich befehle alles dem Herrn an. Gott kann sogar deine besten und sorgfältig durchdachten Pläne unterbrechen. Ich glaube, dass unsere Planung und Vorbereitung einen hohen Stellenwert haben sollten. Jedoch könnten die Unterbrechungen, die Gott zulässt, der wichtigste Teil der Woche sein. Da wir wissen, dass wir einem souveränen Gott dienen, können wir ihm alles im Gebet anvertrauen. Wir können darauf vertrauen, dass er alles zum Besten führt. Es ist falsch, sich an ein System oder einen Plan klammern, mit dem wir nicht unsere Pläne brechen oder ändern können. Oft hat Gott andere gute Dinge für uns vorgesehen, die wir stattdessen tun sollten.
»Ein Mensch macht vielerlei Pläne in seinem Herzen, aber der Ratschluss des HERRN hat Bestand« (Spr 19,21).
Und so ist es auch viel besser.
Mehr zu diesem Thema findest du in dem Buch und Hörbuch »Produktiv – Ein praktischer Leitfaden für Produktivität zu Gottes Ehre« von Tim Challies.
